Politicas de Datos

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El manual se elabora con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, artículo 17, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, es decir, la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

En los literales d) y e), del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al encargado y al responsable del tratamiento, respectivamente. Así, el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, mientras que el encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Así las cosas, el uso de las herramientas tecnológicas ha permitido que las empresas realicen de forma eficaz la recolección y almacenamiento de la información personal requerida para la función de su objeto social, esto inclusive se extiende a; los procesos de selección y contratación de personal, proveedores y clientes, por lo tanto en aras de respetar el Derecho fundamental de habeas data, el presente manual tiene como objetivo dar cumplimiento a los parámetros que para dicho fin a estableció la ley 1581 de 2012, la cual ha desarrollado los requisitos necesarios para garantizar el cumplimiento de dicho derecho fundamental y por lo tanto WITH U ACADEMY S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales, según lo previsto en la referida ley debe establecer los procesos corporativos internos para la recolección y tratamiento de los datos personales que se llevan a cabo en todos las áreas de la compañía.

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

OBJETIVO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y aviso de privacidad tiene por objetivo regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales registrados en las bases de datos, archivos físicos o digitales de WITH U ACADEMY S.A.S, con el propósito de garantizar los derechos de los titulares, a través de herramientas que favorezcan la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

ALCANCE

La Política de Tratamiento de Datos Personales y aviso de privacidad deWITH U ACADEMY S.A.S cubre todos los aspectos administrativos, académicos, organizacionales y de control que deben acatar los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que trabajen o tengan relación directa con WITH U ACADEMY S.A.S

Las principales finalidades para las cuales WITH U ACADEMY S.A.S recolecta datos personales son:

ASPIRANTES Y/O ESTUDIANTES

Realizar el proceso de inscripción, selección y admisión al curso académico WITH U ACADEMY S.A.S
Realizar envíos de información sobre el proceso de admisión, y promoción al curso académico de WITH U ACADEMY S.A.S
Generar facturación relacionada con el proceso de admisiones de al curso académico de WITH U ACADEMY S.A.S
Realizar promoción, ejecución, desarrollo, evaluación de las siguientes actividades académicas, administrativas y de bienestar educativo:
Desarrollo y creación de conocimiento.
Aplicación y/o transferencia de conocimiento a la sociedad o a sus sectores.
Realizar promoción, ejecución, desarrollo, evaluación para lograr la consolidación de la comunidad, incluyendo sus estamentos.
Realizar promoción, ejecución, desarrollo y evaluación de los procesos administrativos que faciliten la actividad y los servicios al curso académico de WITH U ACADEMY S.A.S
Actividades asociativas, culturales, recreativas y sociales.
Crear bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de los datos personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley.
Actividades tendientes a recaudo.
Gestión económica y contable.
Atención al Cliente (PQRS).
Gestión administrativa.
Publicidad propia y de terceros relacionados.
Toma de imagen en medios y plataformas electrónicas para fines académicos.
Toma de imagen y voz en medios magnéticos o físicos para ser publicados en los medios de comunicación y redes sociales de WITH U ACADEMY S.A.S

EGRESADOS

Realizar promoción, ejecución, desarrollo, evaluación de las actividades académicas y administrativas.
Desarrollo y creación de conocimiento.
Aplicación y/o transferencia de conocimiento a la sociedad o a sus sectores.
Realizar eventos y actividades de carácter académico, cultural y social.
Realizar promoción, ejecución, desarrollo, evaluación de actividades para lograr la consolidación de la comunidad educativa, incluyendo sus estamentos.
Realizar promoción, ejecución, desarrollo y evaluación de los procesos administrativos que faciliten la actividad y los servicios de WITH U ACADEMY S.A.S
Expedir constancias de carácter académico.

PROFESORES Y EMPLEADOS ADMINISTRATIVOS

Fines históricos.
Control de horario.
Formación de personal.
Gestión de nómina.
Prestaciones sociales y prevención de riesgos laborales.
Promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal.
Lograr una eficaz comunicación en lo concerniente a los servicios y otras actividades relacionadas con las funciones propias de WITH U ACADEMY S.A.S., como institución de educación y dar cumplimiento a obligaciones contraídas con estudiantes, profesores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados.
Expedir certificaciones de carácter laboral.
Toma de imagen en medios y plataformas electrónicas para fines académicos o administrativos.
Toma de imagen y voz en medios magnéticos o físicos para ser publicados en los medios de comunicación y redes sociales de WITH U ACADEMY S.A.S

PROVEEDORES Y CLIENTES

Gestión de aliados, verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con los aliados
Crear bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de datos personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley.
Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley. Lo anterior sin perjuicio de las finalidades que se incorporen en cada autorización según sea el caso o que se incluyan en el aviso de privacidad.

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así como en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de datos personales que sean obtenidos y administrados por WITH U ACADEMY S.A.S.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de aliados, clientes, colaboradores, estudiantes o quien haya suministrado de forma voluntaria la información con cualquier fin, cuyo período de vigencia se prolongará por el tiempo en el que WITH U ACADEMY S.A.S. desarrolle su objeto social.

ARTÍCULO 4. DEFINICIONES Para la adecuada interpretación del presente manual y conforme lo establece el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
- Aviso de privacidad: : documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato privado: : es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por WITH U ACADEMY S.A.S., en los procesos de recolección, almacenamiento, custodia y tratamiento de datos personales:

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 7. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en un archivo de audio, mecanismos tecnológicos o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por WITH U ACADEMY S.A.S., y puesta a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

Quién recopila los datos del responsable o encargado de la base de datos.
Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento);
Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados
Si se recopilan datos sensibles, y la posibilidad de no darlos a conocer

ARTÍCULO 8. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. WITH U ACADEMY S.A.S., adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos.

ARTÍCULO 9. AVISO DE PRIVACIDAD. With U Academy S.A.S a través de la página web www.withuacademy.com en la sección pqr, de conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted voluntariamente nos ha entregado como cliente o prestador de servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados bajo la responsabilidad de With U Academy S.A.S con la finalidad de realizar evaluaciones de servicio, investigaciones de mercado; contactar y proporcionar información sobre sus productos y servicios, enviar comunicaciones publicitarias y comerciales, en general información sobre la actividad comercial de la sociedad. El manejo de dichos datos se hará de acuerdo con lo establecido en la “Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales”, que contiene las políticas establecidas por nuestra compañía para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del Titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposan en nuestra base de datos, así como a reclamar al responsable y revocar la autorización para su uso. La política puede ser consultada en la página web www.withuacademy.com

ARTÍCULO 10. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

Nombre o razón social y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
Los derechos que le asiste al Titular.
Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 11. DERECHOS DE LOS TITULARES. De acuerdo con lo señalado en la Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, son derechos de los Titulares de la información los siguientes:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a WITH U ACADEMY S.A.S,. en su calidad de responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Ser informado por WITH U ACADEMY S.A.S., respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 12. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, WITH U ACADEMY S.A.S, se compromete a cumplir en el tratamiento de datos con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, conforme el procedimiento para ello utilizado.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012
Garantizar que la información que se suministre a WITH U ACADEMY S.A.S sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella

CONSULTA

ARTÍCULO 13. CONSULTAS De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos administrada por WITH U ACADEMY S.A.S. ,garantizando el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, a través de los canales de comunicación que permitan recibir y atender oportunamente las consultas, a través de www.withuacademy.com conforme se determina en la política de tratamiento de datos personales y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.