El manual se elabora con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, artículo 17, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, es decir, la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
En los literales d) y e), del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al encargado y al responsable del tratamiento, respectivamente. Así, el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, mientras que el encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Así las cosas, el uso de las herramientas tecnológicas ha permitido que las empresas realicen de forma eficaz la recolección y almacenamiento de la información personal requerida para la función de su objeto social, esto inclusive se extiende a; los procesos de selección y contratación de personal, proveedores y clientes, por lo tanto en aras de respetar el Derecho fundamental de habeas data, el presente manual tiene como objetivo dar cumplimiento a los parámetros que para dicho fin a estableció la ley 1581 de 2012, la cual ha desarrollado los requisitos necesarios para garantizar el cumplimiento de dicho derecho fundamental y por lo tanto WITH U ACADEMY S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales, según lo previsto en la referida ley debe establecer los procesos corporativos internos para la recolección y tratamiento de los datos personales que se llevan a cabo en todos las áreas de la compañía.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y aviso de privacidad tiene por objetivo regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales registrados en las bases de datos, archivos físicos o digitales de WITH U ACADEMY S.A.S, con el propósito de garantizar los derechos de los titulares, a través de herramientas que favorezcan la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
La Política de Tratamiento de Datos Personales y aviso de privacidad deWITH U ACADEMY S.A.S cubre todos los aspectos administrativos, académicos, organizacionales y de control que deben acatar los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que trabajen o tengan relación directa con WITH U ACADEMY S.A.S
Las principales finalidades para las cuales WITH U ACADEMY S.A.S recolecta datos personales son:
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así como en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de datos personales que sean obtenidos y administrados por WITH U ACADEMY S.A.S.
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de aliados, clientes, colaboradores, estudiantes o quien haya suministrado de forma voluntaria la información con cualquier fin, cuyo período de vigencia se prolongará por el tiempo en el que WITH U ACADEMY S.A.S. desarrolle su objeto social.
ARTÍCULO 4. DEFINICIONES Para la adecuada interpretación del presente manual y conforme lo establece el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por:
ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por WITH U ACADEMY S.A.S., en los procesos de recolección, almacenamiento, custodia y tratamiento de datos personales:
ARTÍCULO 7. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en un archivo de audio, mecanismos tecnológicos o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por WITH U ACADEMY S.A.S., y puesta a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:
ARTÍCULO 8. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. WITH U ACADEMY S.A.S., adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos.
ARTÍCULO 9. AVISO DE PRIVACIDAD. With U Academy S.A.S a través de la página web www.withuacademy.com en la sección pqr, de conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted voluntariamente nos ha entregado como cliente o prestador de servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados bajo la responsabilidad de With U Academy S.A.S con la finalidad de realizar evaluaciones de servicio, investigaciones de mercado; contactar y proporcionar información sobre sus productos y servicios, enviar comunicaciones publicitarias y comerciales, en general información sobre la actividad comercial de la sociedad. El manejo de dichos datos se hará de acuerdo con lo establecido en la “Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales”, que contiene las políticas establecidas por nuestra compañía para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del Titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposan en nuestra base de datos, así como a reclamar al responsable y revocar la autorización para su uso. La política puede ser consultada en la página web www.withuacademy.com
ARTÍCULO 10. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
ARTÍCULO 11. DERECHOS DE LOS TITULARES. De acuerdo con lo señalado en la Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, son derechos de los Titulares de la información los siguientes:
ARTÍCULO 12. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, WITH U ACADEMY S.A.S, se compromete a cumplir en el tratamiento de datos con los siguientes deberes:
ARTÍCULO 13. CONSULTAS De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos administrada por WITH U ACADEMY S.A.S. ,garantizando el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, a través de los canales de comunicación que permitan recibir y atender oportunamente las consultas, a través de www.withuacademy.com conforme se determina en la política de tratamiento de datos personales y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.